A könyvelő akkor tud pontos képet adni a vállalkozás adott évi teljesítményéről és vagyoni helyzetéről, ha a záráshoz szükséges dokumentumok, üzleti információk és vezetői döntések időben rendelkezésre állnak.

A cégvezetés néhány egyszerű lépéssel sokat tehet azért, hogy az év végi zárás gördülékenyebb legyen, és a beszámoló elkészítése során ne maradjanak tisztázatlan tételek.

A hiányzó dokumentumok átadása

A zárás előtt érdemes ellenőrizni, hogy minden, az adott üzleti évhez kapcsolódó számla, banki és pénztári bizonylat, teljesítésigazolás, előleggel kapcsolatos dokumentum és egyéb bizonylat eljutott-e a könyveléshez.

Különösen fontos jelezni azokat az ügyleteket, amelyek már az év végéig teljesültek, de a számla csak később érkezik meg. Ugyanez vonatkozik az év végi bónuszokra, jutalékokra, szolgáltatási díjakra és más olyan kötelezettségekre, amelyeknek még nincs meg a számlájuk, de az adott üzleti évhez kapcsolódnak.

A szerződések és megállapodások áttekintése is hasznos lehet, hiszen ezekből derülhet ki, hogy milyen év végi vagy következő időszakot érintő pénzügyi kötelezettségekkel kell számolni.

Avevő- és szállítóállomány egyeztetése

A zárás előtt célszerű áttekinteni a nyitott vevői és szállítói tételeket, különösen a régebb óta rendezetlen egyenlegeket.

A könyvelő számára fontos információ lehet például, ha egy követelés behajtása bizonytalanná vált, egy vevő vitatja a számlát, vagy egy szállítói tartozás összege, jogcíme vagy rendezése még nem tisztázott. Ezeknek ugyanis a beszámoló összeállítása során számviteli következménye is lehet, például értékvesztés elszámolásának szükségessége.

A leltározás előkészítése

A beszámolóban szereplő eszközök és források állományát megfelelően alátámasztott leltárral kell igazolni. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény részletesen szabályozza a leltározással és a könyvviteli nyilvántartásokkal kapcsolatos követelményeket.

A cégvezetésnek ezért érdemes időben egyeztetnie a leltározás menetét, és jeleznie a könyvelésnek, ha például sérült vagy használaton kívüli eszközök, selejtezésre váró tételek, más telephelyen vagy idegen helyen tárolt eszközök, illetve készleteltérések vannak.

A tárgyi eszközök esetében azt is érdemes ellenőrizni, hogy az év során beszerzett, értékesített vagy üzembe helyezett eszközök megfelelően szerepelnek-e a nyilvántartásokban.

Az évhatárt érintő tételek áttekintése

Az év végi zárás során nem mindig az a döntő, hogy egy számlát mikor állítottak ki vagy mikor fizettek ki. Azt is meg kell vizsgálni, hogy az adott bevétel vagy ráfordítás melyik üzleti évhez kapcsolódik.

Érdemes ezért előre jelezni a könyvelésnek például az előre fizetett bérleti vagy biztosítási díjakat, a több időszakot érintő szolgáltatásokat, az év végéig teljesített, de később számlázott munkákat, valamint az előre kapott vagy még ki nem számlázott bevételeket.

A kapcsolódó számviteli elszámolást a könyvelés a szerződések, teljesítési adatok és egyéb dokumentumok alapján határozza meg, ezért a vezetés legfontosabb feladata az, hogy ezekről az ügyletekről időben információt adjon.

Jelezzék a jelentősebb kötelezettségeket és kockázatokat

A beszámoló elkészítéséhez nemcsak a már lekönyvelt gazdasági események ismerete szükséges. A vezetésnek jeleznie kell azokat a jelentősebb eseményeket és körülményeket is, amelyek hatással lehetnek a vállalkozás pénzügyi helyzetére.

Ilyen lehet például egy folyamatban lévő vagy várható jogvita, garanciális kötelezettség, jelentősebb szerződéses kötelezettség, káresemény vagy más olyan megállapodás, amelyből a társaságnak fizetési kötelezettsége származhat.

Ezek nem feltétlenül jelennek meg automatikusan a könyvelési adatokban, ezért a könyvelő csak akkor tudja megfelelően megítélni a számviteli kezelésüket, ha a szükséges üzleti információk rendelkezésére állnak.

Egyeztessék előre a zárás menetrendjét

A zárási folyamatot jelentősen megkönnyíti, ha a cégvezetés és a könyvelés előre tisztázza a feladatokat és a határidőket. Érdemes meghatározni, mikorra kell átadni a hiányzó dokumentumokat, ki felel az egyes adatok összegyűjtéséért, és mikorra várható a könyvelés lezárása, illetve a beszámoló elkészítése.

Ha a vállalkozás könyvvizsgálatra kötelezett, a könyvvizsgáló által kért dokumentumokat és egyeztetéseket is célszerű már a folyamat elején számításba venni. Nemzetközi vállalatcsoportoknál pedig az anyavállalat vagy a csoport által meghatározott riportálási határidőket is össze kell hangolni a helyi zárással.

A beszámoló közzétételének határidejét szintén érdemes figyelembe venni: a naptári évvel megegyező üzleti évet alkalmazó vállalkozásoknál az éves beszámolót általános esetben a tárgyévet követő év május 31-ig kell letétbe helyezni és közzétenni. Az elektronikus benyújtás az Online Beszámoló és Űrlapkitöltő Rendszeren (OBR) keresztül történik.

A zárás a következő év előkészítése is

Az év végi zárás nemcsak egy lezárandó adminisztratív feladat. A folyamat során az is láthatóvá válhat, ha bizonyos követelések rendszeresen rendezetlenek maradnak, dokumentumok késve érkeznek a könyveléshez, vagy egyes pénzügyi folyamatok rendszeresen egyeztetési problémákat okoznak.

Érdemes ezeket a tapasztalatokat felhasználni a következő üzleti év folyamatainak kialakításakor. A jól előkészített zárás így nemcsak a beszámoló elkészítését teszi gördülékenyebbé, hanem a vállalkozás pénzügyi folyamatait is átláthatóbbá teheti.

A PKF Hungary könyvelési és beszámolókészítési szolgáltatásai a havi és éves zárás, a beszámolókészítés, valamint a csoportszintű riportálás feladataira is kiterjednek.